Mesin-mesin kantor

MESIN-MESIN KANTOR

Pengertian Mesin-mesin Kantor

Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikansuatu pekerjaan dengan efesien. Mesin-mesin kantoradalah sebuah alat yangdipergunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, dataataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifatmekanik, elektrik dan magnetik.

Menurut The Liang Gie (2008: 3), mesin perkantoran (office machine)adalah segenap alat yang digunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda, danmengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, magnetic,atau secara kimiawi.

Menurut Yatimah (2008: 303), mesin kantor (office machine) adalahsegenap alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengganda, dan mengolah katayang bekerja secara sistematis, mekanis, elektris, elektronik, magnetic, atausecara kimiawi.

Menurut Wursanto (2004: 88), Mesin kantor adalah segenap peraltan yangbersifat mekanis, elektris, maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun,mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkanoleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor.

Manfaat / Kegunaan Perlengkapan Kantor

·         Mendukung aktivitas dan pekerjaan kantor

·         Mempermudah, mempercepat proses pengerjaan dan pelaksanaan kegiatan kantor.

·         Memperoleh hasil pekerjaan yang maksimal dan memuaskan.

·         Sebagai asset kantor dan perlengkapan kantor

Keuntungan dan Kerugian Penggunaan Mesin Kantor

Menurut Sedarmayanti (2009:52) keuntungan dan kerugian dengan menggunakan mesin kantor adalah sebagai berikut. Keuntungan mengguakan mesin kantor:

1. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.
2. Dapat menghemat tenaga dan waktu.
3. Pengendalian atas ketelitian da ketepatan lebih mudah dilaksanakan.
4. Memudahkan pengawasan.
5. Dapat menghasilkan seseuatu yang lebih baik dan rapi.
6. Keterangan yang dimuat, dapat lebih banyak.
7. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulis tangan.
8. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

Selain keuntungan, penggunaan mesin kantor juga memiliki kerugian, diantaranya adalah sebagai berikut:
1.      Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.
2. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.
3.  Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.
4.      Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didaptkan dan diterapkan.
5.      Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.

Jenis-jenis mesin kantor dan cara penggunaanya:

1.     Mesin Fotocopy

Mesin foto copy adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F. Carison, menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis ini diberi nama xerography yang berarti tulisan kering, dari bahasa Yunani, lalu mesin ini diberi nama xerox.

Kegunaan :

Memiliki fungsi dasar yaitu untuk duplikasi dokumen, memperbesar atau memperkecil hasil fotocopy.

Cara menggunakan :

1) Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON
2) Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah
3) Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.
4) Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki
5) Tekan tombol cetak (start)
6) Jika sudah selesai tekan tombol OFF

2. Mesin Risograph

Risograph adalah sistem cetak digital dengan kecepatan tinggi yang diproduksi oleh Kagaku Riso Corporation dan dirancang terutama untuk pencetakan volume tinggi dan fotokopi . Mesin Risograph sering disebut dengan RISO Printer-Peniru, karena penggunaan umum mereka sebagai jaringan printer serta berdiri sendiri duplikator. Ketika mencetak atau menyalin beberapa naskah dengan jumlah biasanya lebih dari 20, maka biasanya jauh lebih murah per halaman daripada konvensional mesin fotokopi, laser printer, atau printer inkjet.

Kegunaan  :

Mesin risograph berfungsi untuk membuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan. Perangkat untuk mencetak dan menyalin dokumen dengan kecepatan yang sangat tinggi hingga 120 halaman permenit.

Cara menggunakan :

1.    Buat master cetakan dengan cara meletakkan dokumen asli kearea scanner pada mesin risograph.
2.      Seteah master dibuat pastikan sample cetakan sudah sesuai dengan settingan yang diinginkan.
3.     Masukkan kertas pada baki.
4.     Mulailah proses cetakan dan jangan lupa atur kecepatan cetaknya.

3. Mesin ketik

Mesin ketik atau Mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas.

Kegunaan :

Untuk membantu meringankan pekerjaan di instansi, mesin tik juga bisa Anda gunakan untuk membuat sebuah surat izin atau pernyataan suatu hal.

Sehingga baik untuk instansi maupun perseorangan pasti membutuhkan sebuah mesin tik karena kegunaan dari mesin tik sangat penting sekali. Namun seiring dengan berkembangnya jaman membuat mesin tik semakin sedikit sekali peminatnya. Bahkan untuk beberapa kantor serta perusahaan sudah tidak membutuhkan mesin tersebut karena tergantingan dengan komputer yang semakin canggih saja. Meskipun demikian masih ada beberapa kantor atau instansi yang menggunakan mesin tik untuk membantu meringankan pekerjaan mereka.

Cara menggunakan :

1. Duduklah dengan posisi punggung tegak, tetapi sebaiknya membungkuk sedikit, punggung menyandar pada sandaran kursi.
2. Duduk tepat di depan mesin tik, jangan miring ke kiri atau ke kanan.
3. Jari-jari tangan dibengkokan, diletakan di atas barisan huruf yang ke dua (barisan A-S-D-F dst)
4. Telapak tangan jangan ditempelkan pada mesin tik
5. Ibu jari diletakan tepat di atas papan spasi berdampingan
6.  Kaki diletakan di atas lantai berdampingan, paha jangan dirapatkan, luruskan kaki ke bawah, dengan sikap yang sama dan sebaiknya agak menjorok ke muka.
7. Tangan jangan aterlalu merapat ake badan.

4. Faksimile

Mesin faks adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya.

Kegunaan :

Membuat salinan yang sama dengan aslinya.

Cara menggunakan :

Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan pengirim harus memiliki mesin faks. Pengirim akan memasukkan dokumen yang hendak dikirim ke bagian feeder mesin faks danscanning dengan membaca area yang sangat kecil pada dokumen tersebut. Mesin faks tersebut akan mengubahnya menjadi suatu sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau terang dengan menandainya “0” untuk gelap dan “1” untuk terang. Sinyal listrik tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran telepon dan menuju mesin penerima faks. Mesin penerima tersebut kemudian menangkap dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen yang persis sama dengan aslinya dan kemudian mencetaknya.

5. Mesin Penghancur Kertas

Mesin penghancur kertas merupakan sebuah mesin yang memang wajib ada dalam sebuah kantor pada umumnya. Karena dengan adanya mesin tersebut kita bisa mengurangi tumpukan berkas yang sudah tidak terpakai lagi pada lemari penyimpanan kantor. Selain itu kita bisa mengurangi resiko penggunaan berkas penting untuk hal jahat.

Kegunaan :

Mesin jenis ini memiliki fungsi untuk menjadi saran utama pemusnah dokumen penting yang tercetak di atas kertas terutama jika dokumen tersebut merupakan dokumen rahasia. Dengan menggunakan mesin ini, tidak perlu lagi memusnahkan dokumen rahasia yang penting dengan membakarnya. Cukup dengan mempersiapkan mesin ini dan segala kerahasiaan di dalam satu dokumen terhapuskan bersamaan dengan serpihan kertas dari dokumen yang dihancurkan. Penggunaan yang praktis dan mudah serta fungsinya yang dinilai sangat penting membuat mesin penghancur kertas ini sangat dibutuhkan di kantor.

Cara Menggunakan :

1. Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas.
2. Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong
3. Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang.

6. Mesin Scanner

Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung kamu lihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.

Kegunaan :

hampir menyamai mesin fotokopi. Mesin fotokopi hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.

Cara menggunakan :

Sebelum menjalankan mesin scanner, pastikan dahulu kabel scanner yang sudah disediakan, terhubung antara mesin scanner dengan komputer melalui port USB, mempelajari user manual scanner, menghidupkan komputer. Selain itu pastikan software driver untuk scanner sudah terinstal. Penggunaan scanner pada dasarnya hampir sama dengan penggunaan mesin photocopy. Namun hasilnya tidak langsung berupa hard copy melainkan view di layar monitor. Cara penggunaan scanner lebih kepada cara menindai menggunakan scaner. Berikut saya sampaikan cara menscan object.

• Menscan dokumen

1. Nyalakan scanner kemudian letakkan dokumen yang dipindai pada lensa Setelah software scanner (program OCR Omni Page Pro).
2. Jalankan Scansoft Omnipage Pro kemudian lakukanlah setting : proses, bahasa, sumber, deskripsi, metode export.
3. Klik Start & proses pemindaian berlangsung.
4. Bacalah proof dokumen yang sudah dipindai.
5. Simpanlah file sesuai dengan format dokumen yang diinginkan.

• Menscan Image

1. Nyalakan scanner & letakkan gambar di atas lensa.
2. Jalankan program Arcsoft Photostudio 2000 (atau program pengolah gambar lainnya).
3. Importlah gambar dengan mengklik icon scanner kemudian tekan tombol scan & proses pemindaian berlangsung.
4. Editlah hasil pemindaian bila perlu, kemudian tekan tombol clear agar bisa menyimpan.
5. Dari menu file pilih save as dan pilihlah tipe format gambar hasil pemindaian

7. Printer

Printer adalah perangkat keras (hardware) dimana perangkat itu akan bekerja apabila pengguna menghubungkannya dengan perangkat komputer, yang bisa digunakan untuk keperluan mencetak tulisan, gambar, dan grafik ke dalam bentuk kertas atau sejenisnya.

Kegunaan :

Fungsi printer adalah untuk mencetak tulisan, gambar, grafik, dan data lainnya dari komputer ke media kertas atau sejenisnya. Adapun istilah resolusi pada printer itu sendiri, yaitu dpi atau singkatan dari dot per inch. Maksud dari istilah tersebut adalah banyaknya jumlah titik dalam area yang memiliki luas 1 inci. Apabila semakin besar resolusi printer, maka bisa dipastikan hasil cetakan juga akan semakin bagus. Dan sebaliknya, apabila resolusi printer yang diusungnya terbilang kecil, maka hasil cetakan pun juga tidak terlalu bagus.

Cara menggunakan :

1. driver printer Anda lalu install dikomputer Anda.
2. Hubungkan Printer Anda dengan menggunakan kabel USB ke komputer/laptop Anda kemudian Nyalakan printer Anda.
3. Masukkan kertas yang cukup diprinter Anda
4. Buka file yang Akan Anda Print.
5. Tekan Ctrl + P untuk membuka perintah Print
6. Pada jendela Print, pastikan name terisi sesuai dengan merk printer anda
7. Pada page range atur halaman yang akan anda cetak.
• Ceklist All jika ngeprint semua halaman.
• Ceklist Current page untuk print halaman yang sedang terlihat (tempat kursor berada)
• Ceklist Pages, untuk memilih halaman tertentu untuk dicetak. Masukkan nomor halaman yang diinginkan. Jika hendak ngeprint dari belakan silahkan masukkan nomor akhir dulu baru satu misal Anda ingin ngeprint 1-10 maka ketikkan 10-1.
8. Pada copies, untuk mengatur berapa jumlah masing-masing halaman tersebut print.
9. Untuk mengatur ukuran kertas pada printer, klik properties. Pada windows Tab Page Setup Anda dapat mengubah ukuran kertas dengan memilih pada bagian Page Size, juga Anda Anda bisa membuat halaman bolak balik dengan mengklik Duplex printing.
10. Apabila Anda sudah selesai mensetting semua silahkan klik OK dan OK lagi untuk memulai ngeprint.

8. Telepon

Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

Cara Penggunaan  telepon:

1)      Tekan tombol yang dituju

2)      Mulailah pembicaraan

3)      Sudah selesai pembicaraan tekan tombol Nomor.

     9. Perforator

perforator ini adalah alat yang di gunakan untuk melubangi kertas atau kartu.

Perforator ini Di bedakan menjadi 3 yaitu,

1. Perforator dengan satu pelubang , biasanya di guankan untukmelubangi kartu perpustakaan ataupun papan nama.
2.  Perforator dengan dua pelubang, biasanya di gunakan untuk melubangi kertas yang akan di simpan dalam snelheckter atua ordner
3. Perforator dengan lima pelubang, biasany aperforator ini di gunankan untk melubangi kertas yang akan di masukan ke dalam ordner.

Berikut adalah Cara kerja penggunaan Perforator :

1.       Sipakan kertas yang akan di lubangi, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas di lipat sama lebar untuk menentukan titik tengah,lalu tepi keertas di ratakan
2.       Kemudian kertas di letakan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.
3.       Tangakai perforator di tekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang

10. Numerator

Alat ini di gunakan untuk memberi nomor secara otomatis pada dokumen.

Berikut dalah cara yng di gunakn untuk menggunakan numorator

1.       Beri tinta pada bantalan huruf
2.       Atur nomor awal yang akan di gunakan
3.       Cetak nomor dengan cara menekan tankgai numorator.

SEMOGA BERMANFAAT